Johdan toimintaani muutaman hyväksi kokemani apuvälineen avulla: Excelin, jossa on kaikki kouluun liittyvät deadlinet, sekä paperisen kalenterin. Excel-tiedostoni toimii siten, että järjestän tehtävät niiden palautuspäivän mukaiseen järjestykseen. Tehdyt tehtävät merkitsen valmiiksi ja suodatan pois näkyvistä.
Excelin avulla näen helposti, mikä on kiireellistä ja mitä olen jo ehkä hieman aloittanut. Palautuspäiviä on täyden kurssivalikoiman kanssa niin paljon, etten pysyisi niistä mitenkään kartalla ilman tarkkaa listaa. Tehtävien listaaminen auttaa näkemään kokonaiskuvan ja priorisoimaan, mihin minun tulee tarttua seuraavaksi.
Paperikalenteriin merkitsen koulutehtävistä lähinnä tentit. Pääasiassa paperikalenteri täyttyy työvuoroista ja muista menoista. Käytän kalenteria aktiivisesti myös päiväkirjana, sillä muistini on melko kultakalatasoa, ja haluan pystyä tarkistamaan asioita jälkikäteen. Kalenteri auttaa myös kokonaiskuvan luomiseen jostakin viikosta.
En merkitse mihinkään aikoja, jolloin pitäisi tehdä koulutehtäviä. Tiedän jo kokemuksesta, etten kuitenkaan pitäytyisi niissä, vaan toimin tehokkaammin, jos olen motivoitunut tekemään jotakin tehtävää. Tämä vaatii joko aitoa kiinnostusta aihetta kohtaan, tai viimeisen illan paniikkia. Sydänmaanlakka (2010, 179) kuvaa ajanhallinnan olevan keskittymistä ja priorisointia. Priorisoinnin olen jo oppinut ihan mukavasti hallitsemaan, mutta se keskittyminen.
Nykymaailmassa keskittyminen on tehty hirvittävän vaikeaksi. Itsellänikin on puhelin, tabletti, läppäri, jotka ilmoittavat jatkuvasti sähköposteista, viesteistä, uutisista. Ne myös houkuttelevat minua pelaamaan tai selaamaan somea, kun tiedän, että järkevämpää olisi vain tarttua koulutehtäviin. Pieni värähdys tai äänimerkki, ja taas mennään. Tämä tarkkaavaisuuden siirtyminen johonkin yllättävään tai tilanteen rikkovaan on luonnollista, ja siitä on varmasti ollut ihmiselle paljon iloa silloin, kun on pitänyt huolehtia pedoista, kuten Helsingin Sanomien artikkelissa (Väärämäki 26.12.2021) tuodaan esille. Suosittelen kurkistamaan tuon artikkelin, siihen sisältyy myös mielenkiintoinen oman tarkkaavaisuuden testi.
Ajanhallinnassani on keskittymisen osalta vielä paljon tehtävää, sillä vaikka olen tietoinen siitä, miten omaa ajanhallintaa voi kehittää, en ole erityisen hyvin onnistunut ottamaan menetelmiä käyttöön. Yksi monen kehuma metodi on Pomodoro-tekniikka, jossa keskitytään häiriöittä haluttuun tehtävään 25 minuutin jaksoissa, joiden välillä pidetään 5 minuutin tauko. Pomodoro-tekniikan taika on se, että kaikki häiritsevät asiat suljetaan pois ja keskitytään työskentelemään kerralla vain 25 minuutin, eikä vaikkapa tunnin ajaksi. Metodissa myös on helpompi jakaa iso työrupeama pieniin osiin. (Vikman 26.1.2021).
Kaikesta tiedosta ja hyvästä tahdosta huolimatta olen tätäkin blogitekstiä tehdessäni onnistunut harhailemaan tekemisissäni kymmeniä kertoja, kun olen saanut uuden sähköpostin tai viestin, tai saanut muuten vain jonkin ajatuksen, jota on seurattava saman tien. Olen onnistunut laittamaan tavoitteeni uran vaihdosta pienempiin paloihin: opinnot, jotka mahdollistavat työn vaihdon, etenevät kurssi ja tehtävä kerrallaan. Tehtävät näen Excel-tiedostosta. Nämä pienet osat kantavat kohti suurempaa tavoitetta, jonka saavuttaminen olisi kyllä helpompaa, jos ei nytkin miettisi sitä, että voisi lähteä keittämään kupin teetä.
Lähteet:
Sydänmaanlakka, P. 2010. Älykäs itsensä johtaminen: Näkökulmia henkilökohtaiseen kasvuun. 3., tarkistettu painos. Helsinki: Alma Talent. E-kirja. Luettu: 4.2.2022.
Vikman, V. 26.1.2021. Joko tunnet Pomodoro-tekniikan? Yksinkertainen sääntö antaa yllättävää tehoa työpäivään. Duunitori. Luettavissa: https://duunitori.fi/tyoelama/pomodoro-tekniikka. Luettu: 7.2.2022.
Väärämäki, H. 26.12.2021. Mitä olinkaan sanomassa... Helsingin Sanomat. Luettavissa: https://www.hs.fi/hyvinvointi/art-2000008462214.html. Luettu: 4.2.2022.
Hei Riikka. Olipa kiva kirjoitus ajanhallinnastasi. Kirjoituksesta paistaa se, että tiedostat tasan tarkkaan mitä sinun kannattaa ja mitä ei tehdä - tunnet itsesi. Esimerkiksi aikatauluttaminen, milloin jotain pitää juuri olla tekemässä, vaan sinulle rittää, että tiedostat deadlinen ja ryhdyt sen mukaisesti hommiin. Kiitos tuosta Pomodoro-tekniikan vinkkaamisesta. Tuotahan pitää kokeilla! Ja HS:n artikkeliin voisin myös tutustua. Ellei minunkin ajatukseni liitelisi jo "pitäisikö keittää kuppi kahvia" ;)
VastaaPoistaHei Riikka,
VastaaPoistakiva löytää sielunkumppani Excel- taulukoissa! Tein itselleni ensimmäistä kertaa myös vastaavan (siitä lisää blogitekstissäni) ja olen todennut sen todella hyväksi tavaksi hallinnoida omaa ajankäyttöä koulutehtävien parissa! Yritin käyttää paperikalenteria jonkin aikaa, mutta koin sen vain turhauttavaksi. Onneksi näitä omaa ajanhallintaa tehostavia metodeja löytyy koko ajan lisää ja kanssaopiskelijoilta voi oppia myös uusia tapoja! Kivaa helmikuuta sinulle! :)
Moi Riikka!
VastaaPoistaKiva teksti ja paljon, mihin samastuin. Minäkään en aikatauluta koulutöiden tekoa, koska tiedän, että aikataulut eivät pidä. Olen miettinyt, että mikä siinä mättää, kun ei onnistu sellainen lukujärjestyksessä pysyminen. Sanoit, että motivaatio on tehtävien tekemisessä tärkeässä osassa ja oli kiva, että toit tekstissäsi esiin Sydänmaanlakan ajatukset, että ajanhallinta on priorisointia ja keskittymistä. Ei se siis haittaa, että koulutyöt eivät etene kurinalaisen kellotetusti, vaan että ne tulee tehtyä ja mukavampihan niitä on väsätä motivoituneena!
Nostan myös hattua huikeasta Excelöinnistäsi! :D
Hei Riikka,
VastaaPoistaLuin aiemmin Hannan blogista hänen excelin käytöstään ajanhallinnan apuna ja siitä inspiroituneena ajattelin, että kokeilen sitä myös itse. Nyt vielä sinä kerroit käyttäväsi exceliä, joten pakko kokeilla sitä hetimiten. :)
Itse olen aiemmin käyttänyt paperista kalenteria ja myös kännykän kalenteria tehtävien ja aikataulujen hahmottamiseen ja kirjaamiseen. Olen pärjännyt näillä kahdella todella hyvin, mutta uskoisin excelin tuovan kokonaisukuvaan vielä laajempaa ja selkeämpää havainnointia. Uskoisin myös, että excelin tuomat värikoodimahdollisuudet helpottaisivat tehtävien priorisointia.
Itse kuulun niihin, jotka ajoittavat tehtävien tekemiset kalenteriin melko tarkastikin, mutta samaistun tuohon keskittymisen herpaantumiseen juuri kännykkään tulevien viestien ja sähköposti-ilmoitusten myötä. Yleensä laitankin kännykän äänettömälle tehtävien tekemisen ajaksi, mutta toisaalta älykelloni kuitenkin hälyttää aina uusista ilmoituksista. En ole kuitenkaan antanut tämän häiritä, vaan annan itselleni luvan ajatusten harhailla ja välillä selata muita asioita. Olen todennut, että loppujen lopuksi sillä ei ole niin väliä, kunhan ajatus palaa aina lopulta takaisin siihen, missä se alunperin olikin. :)
Hei Riikka!
VastaaPoistaKiitos hyvästä ja selkeätekstisestä blogikirjoituksestasi!
Luin tänään Hannan blogin (Hanna itsensä johtajana, https://hannan-hr-blogi.blogspot.com/) ja totesin kommentissani, että minun täytyy myös ottaa tuo Excel -listaus käyttöön. Käytän kuitenkin jo nyt normaalia kalenteria sekä Google-kalenteria. Jäin miettimään Hannan blogin lukemisen jälkeen, että mitä minun olisi fiksuin kirjata normaaliin kalenteriin, mitä Exceliin ja mitä Google-kalenteriin. Sain blogistasi hyviä ideoita tähän, sillä pidän jaottelustasi kalentereiden suhteen.
Moi Riikka!
VastaaPoistaKiitos erittäin samaistuttavasta ja selkeästä blogitekstistäsi.
Voisin myös miettiä excelin käyttöä ajanhallinnan apuna paperisen kalenterin lisäksi.
Itsellänikin on näitä nykymaailman keskittymisongelmia erittäin paljon. Blogissa mainittu Pomodoro -tekniikka ei ole minulle entuudestaan tuttu ja oli mielnkiintoista lukea siitä lisää blogistasi. Aijon tututkia metodia lisää ja kokeilla sitä myös omassa elämässäni. Lisäksi aijon ehdottamasti tutustua mainitsemaasi hesarin artikkeliin.
Kiitos kirjoituksestasi!
VastaaPoistaVoin hyvin samaistua tilanteeseesi, tosin en ole yhtä järjestelmällinen kuin sinä. Ehkä joskus vielä kokeilen tuota excel-metodiasi. Se vaikuttaa hyvin toimivalta.
Kiitos mtös Pomodoro-tekniikan esittelemisestä. Työpaikalla aina välillä puhummekin keskeytyksettömästä työajasta ja sen tarpeellisuudesta. Useinkaan se ei toteudu, joten ehkä pitäisi poistua hetkeksi Teamsista, jättää saapuvat sähköpostit huomiotta ja keskittyä vain yhteen asiaan. Opettelua varmasti tämäkin vaatii. Ajatukset harhailevat helposti, kun on tottunut multitaskaamaan. Tuo 25 min on kyllä tähän hyvin realistinen aika. Pidempi ei varmaan toimisi. Uskon, että tässä onnistuminen voi olla elämys!